Diseño de Cuestionarios

Para cada cuestionario de auto-control se pueden definir sus objetivos y alcances con instrucciones precisas en cada una de las preguntas para asegurar la consistencia en los criterios de evaluación.

Las preguntas pueden ser de "si-no-no aplica", selección múltiple, excluyentes o abiertas. Se pueden pre-configurar para que al contestarse se proporcionen comentarios obligatorios o que dependiendo de la respuesta, se tenga que crear un plan de mejora.

Entre otras muchas facilidades, los cuestionarios se pueden construir de manera automática seleccionando un proceso para que se genere su contenido y las preguntas se agrupen de acuerdo a los riesgos y controles que tenga asociados el proceso.

Se pueden también crear cuestionarios especiales para solamente evaluar aspectos puntuales.

Para simplificar el mantenimiento de los cuestionarios, el software ofrece facilidades que van desde poder organizarlos por las clasificaciones que se definan, a realizar sincronizaciones para actualizarlos de acuerdo a los cambios en los riesgos y controles de un proceso. 

Administración de Proyectos

Los cuestionarios se gestionan a través de proyectos de auto-control que se registran y administran con este módulo.

Para cada proyecto se definen las fechas planeadas, periodicidad con la que se estarán aplicando los cuestionarios, fechas de corte para el análisis parcial de la información y fechas de cierre para la finalización del proyecto.

El sistema permite asociar las áreas, procesos, riesgos y/o controles con los cuales están relacionados los cuestionarios de auto-control.

Permite identificar a los líderes y facilitadores responsables del diseño y la administración del proyecto. El software también permite identificar el personal al cual le serán enviados los cuestionarios del proyecto.

Mediante consultas y reportes especiales se pueden analizar los avances y resultados de cada uno de los proyectos por las diferentes clasificaciones que se definan, responsables, procesos, riesgos y controles relacionados.

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS

De una forma fácil e intuitiva, el personal seleccionado responderá a cada una de las preguntas de los cuestionarios en los tiempos establecidos.

A cada pregunta le podrá adjuntar documentos de trabajo que soporten la respuesta dada, así como justificar tan detalladamente como se desee cada una de las respuestas. 

El personal podrá observar en todo momento el avance de cada cuestionario y suspender su desarrollo sin perder la información suministrada.

Los líderes y facilitadores responsables del proyecto podrán observar también los avances de manera general y detallada para hacer los ajustes necesarios previos al cierre. 

Se pueden generar notificaciones y alertas para mantener a los involucrados pendientes de fechas de inicio, de corte, de cierre, avances menores a lo esperado, etc.

PLANES DE MEJORA

Como resultado de la auto-evaluación realizada con los cuestionarios, se pueden necesitar planes de mejora. Para ello el sistema permite al personal que, basados en sus respuestas, puedan registrarlos de una forma rápida y sencilla.

Cada plan de mejora requiere de una descripción, una fecha de compromiso, la asignación del personal responsable de ejecutarlo, así como de los responsables de darle seguimiento.

El software permite generar notificaciones y alertas para mantener a la organización pendiente de sus compromisos.

Cuando se cuenta con el producto de Seguimiento Público para los planes de mejora, se pueden monitorear los avances y el personal responsable puede responder e informar el estado que guardan los planes de mejora.