SOFTWARE PARA AUTO-CONTROL

Para cada cuestionario de auto-control, puedes definir sus objetivos y alcances con instrucciones precisas en cada una de las preguntas para asegurar la consistencia en los criterios de evaluación.

Las preguntas pueden ser de "sí-no-no aplica", selección múltiple, excluyentes o abiertas. Puedes pre-configurarlas para que, al contestarse, se proporcionen comentarios obligatorios o que, dependiendo de la respuesta, se tenga que crear un plan de mejora.

Entre otras muchas facilidades, puedes construir los cuestionarios de manera automática seleccionando un proceso para que se genere su contenido y las preguntas se agrupen de acuerdo a los riesgos y controles que tenga asociados el proceso.

Puedes también crear cuestionarios especiales para solamente evaluar aspectos puntuales.

Para simplificar el mantenimiento de los cuestionarios, el software te ofrece facilidades que van desde poder organizarlos por las clasificaciones que definas, hasta realizar sincronizaciones para actualizarlos de acuerdo a los cambios en los riesgos y controles de un proceso.

Gestiona los cuestionarios a través de proyectos de auto-control que registras y administras con este módulo.

Para cada proyecto defines las fechas planeadas, la periodicidad con la que se aplicarán los cuestionarios, las fechas de corte para un análisis parcial de la información y las fechas de cierre para la finalización del proyecto.

El sistema te permite asociar las áreas, procesos, riesgos y/o controles con los cuales se relacionan los cuestionarios de auto-control.

Podrás identificar a los líderes y facilitadores responsables del diseño y la administración del proyecto.

Además, te permite identificar el personal al que serán enviados los cuestionarios del proyecto.

Mediante consultas y reportes especiales puedes analizar los avances y resultados de cada proyecto de acuerdo con las clasificaciones que definas, responsables, procesos, riesgos y controles relacionados.

De una forma fácil e intuitiva, el personal seleccionado responderá a cada una de las preguntas de los cuestionarios en los tiempos establecidos.

A cada pregunta le podrá adjuntar documentos de trabajo que soporten la respuesta dada, así como justificar tan detalladamente como se desee cada una de las respuestas. 

El personal podrá observar en todo momento el avance de cada cuestionario y suspender su desarrollo sin perder la información suministrada.

Los líderes y facilitadores responsables del proyecto podrán observar también los avances de manera general y detallada para hacer los ajustes necesarios previos al cierre. 

Puedes configurar notificaciones y alertas para mantener a los involucrados pendientes de fechas de inicio, de corte, de cierre, avances menores a lo esperado, etc.

Como resultado de la auto-evaluación realizada con los cuestionarios, se pueden necesitar planes de mejora. Para ello, el sistema permite al personal que, basados en sus respuestas, puedan registrarlos de una forma rápida y sencilla.

Cada plan de mejora requiere de una descripción, una fecha de compromiso, la asignación del personal responsable de ejecutarlo, así como de los responsables de darle seguimiento.

El software te permitirá generar notificaciones y alertas para mantener a la organización pendiente de sus compromisos.

Cuando se cuenta con el producto de Seguimiento Público para los planes de mejora, podrás monitorear los avances y el personal responsable puede responder e informar el estado que guardan los planes de mejora.