Plan anual de auditoría interna con Base a Riesgos

El software permite integrar el universo auditable con diferentes elementos tales como procesos de negocio y de apoyo, rubros contables, productos, aplicativos, proyectos, etc.

Para calcular el riesgo de los elementos que integran el universo auditable, se pueden incorporar variables cualitativas y cuantitativas, pudiéndose definir también las características de las matrices con las escalas que se requieran. O si se prefiere, puede emplearse la metodología de valoración predefinida que se ofrece en ADS|Essential.

Una vez valorados los elementos del universo auditable, el software lo ordena por su nivel de riesgo, permitiendo que se integren los trabajos de revisión obligatorios para entonces precisar objetivos, alcances, fechas planeadas, equipo de auditores, etc.

Dadas estas y otras muchas de las características incorporadas en el módulo, se simplifica la administración del plan anual, su seguimiento y la generación de los informes al Comité de Auditoría y a otras instancias que requieran conocer la gestión del plan de auditoría interna.

Gestión del Plan de Trabajo

Con este módulo se registran, administran y/o ajustan los trabajos de auditoría interna (planeados o no) y otros proyectos internos del área, identificando los elementos del universo auditable sujetos a revisión y las áreas funcionales donde se realizará el trabajo.

El software permite que se asigne el equipo de auditores responsable, identificando al auditor a cargo, así como al o los supervisores; basándose en su ubicación, disponibilidad, especialidad, experiencia y/o habilidades.

En este módulo, el software permite identificar las auditorías integrales para poder crear  equipos de auditores multidisciplinarios de diferentes áreas de auditoría (direcciones, gerencias, oficinas, regiones, países, etc.).

También es posible calendarizar las fechas y estimar la duración de los trabajos de auditoría, independientemente de la planeación original.

Los trabajos de auditoría pueden ser generados para su ejecución; monitoreando a través del software su inicio, duración, ajustes y el avance reportado.

Mediante consultas y reportes especiales se pueden analizar los avances y resultados por las diferentes clasificaciones y elementos que se definan.

Diseño y Ejecución de los Trabajos

En este módulo se diseña y estandariza la metodología para la ejecución de los trabajos de auditoría interna, identificando las diferentes etapas y actividades a realizar, su secuencia y obligatoriedad.

Se cuenta con etapas que pueden emplearse para la ejecución de los trabajos como elaboración del cronograma, análisis de riesgos y controles, diseño y ejecución de pruebas de auditoría, integración de hallazgos, elaboración de informes, etc.

Cada una de estas etapas traen incorporadas varias características que agilizan y simplifican la ejecución de los trabajos de auditoría.

Por ejemplo, el software en la etapa de análisis de riesgos y controles permite registrar, documentar, valorizar e importar riesgos y controles asociados a los procesos sujetos a revisión para luego crear las pruebas de auditoría de los elementos seleccionados o incluso poder importar pruebas realizadas en otros trabajos.

Durante la ejecución de las pruebas de auditoría, con este software se vuelve muy sencillo documentar el resultado, anexar el soporte documental y registrar los hallazgos de la auditoría con todo el detalle que se requiera (comentarios y acuerdos con el auditado, fechas compromiso, la acción correctiva, etc.)

Al estar consolidando en un repositorio central los resultados de las auditorías, se pueden obtener sus avances, estadísticas, detectar hallazgos recurrentes, el estado de control de los diferentes procesos, los riesgos de criticidad alta, controles insuficientes, generar informes periódicos al comité, etc.

Hallazgos y Seguimiento

Este módulo es para registrar, documentar, perfilar y organizar los hallazgos detectados tanto en auditorías realizadas con el software; así como los reportados en las auditorías de organismos regulatorios, auditores externos y otros trabajos no ejecutados con AudiSoft.

Cada uno de los hallazgos de auditoría se documenta precisando la situación encontrada, causas, recomendaciones del auditor, acción correctiva, etc.

Con este módulo del software se pueden monitorear y analizar los hallazgos por las diferentes clasificaciones que se definan tales como criticidad del hallazgo, nivel de riesgo, causas, tipo de impacto, auditores y personal auditado relacionados, proceso o área funcional afectada, etc.

En los hallazgos de auditoría a los que se le dará seguimiento, los auditores pueden registrar cada una de las actividades de seguimiento, asociando el soporte documental necesario e incluso escalando la acción correctiva en caso necesario.

El software permite generar notificaciones y alertas para mantener a los auditores y al personal auditado pendientes de sus compromisos.

Cuando se cuenta con el producto de AudiSoft para dar Seguimiento Público a los hallazgos de auditoría, los auditados pueden responder e informar el estado que guarda la acción correctiva o mejora. 

Supervisión

El software permite la supervisión remota y en tiempo real de los trabajos de auditoría, mostrando el estado de la supervisión encendiendo indicadores y enviando notificaciones a los involucrados.

El proceso de supervisión del trabajo de auditoría deja una bitácora detallada de cada una de las acciones de supervisión, con sus comentarios y las respuestas de atención.

Control de Tiempos

Con el módulo se pueden controlar los tiempos invertidos en cada trabajo o actividad que el auditor realice y se requieran para cada tipo de trabajo de auditoría (planeación, ejecución, consultoría, capacitación, vacaciones, ausencias, etc.)

El software permite definir la periodicidad con la que el auditor debe registrar los tiempos (semanal, quincenal, mensual, etc.) controlando los días inhábiles. La unidad de tiempo puede ser en días o en horas.

En el software se  pueden consultar y generar reportes de control de tiempos por periodo, actividad, auditores, oficina, país, etc.

Gestión de Documentos y Papeles de Trabajo

Con este módulo se pueden asociar documentos y papeles de trabajo a los diferentes componentes del sistema.

La aplicación permite asociar cualquier documento generado en aplicaciones externas (Word, Excel, PowerPoint, etc.) y archivos multimedia.

Para el almacenamiento y gestión de los papeles de trabajo se puede utilizar un servidor de archivos o un gestor documental como Microsoft SharePoint.